PENGERTIAN MANAJEMEN SERTA KEGIATAN MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA

479 views
PENGERTIAN MANAJEMEN SERTA KEGIATAN MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA

Menurut  Ibrahim  Bafadal  (2010:2), “manajemen sarana prasarana sebagai suatu proses kerjasama pendayagunaan semua perlengkapan  secara efektif dan efisien meliputi perencanaan, pengadaan, pendistribusian,  penggunaan, pemeliharaan, inventaris, penghapusan”.
Selanjutnya, Rohiat (2010:26) menyatakan bahwa manajemen sarana dan prasarana adalah kegiatan yang mengatur untuk mempersiapkan  segala  peralatan/material bagi terselenggaranya proses . Manajemen sarana dan prasarana dibutuhkan untuk membantu kelancaran proses belajar mengajar. Sarana  dan  prasarana   adalah semua benda bergerak dan tidak bergerak  yang  dibutuhkan  untuk menunjang kegiatan belajar mengajar, baik secara langsung maupun tidak langsung. Manajemen sarana dan prasarana  merupakan  keseluruhan proses  perencanaan  pengadaan, pendayagunaan,  dan  pengawasan sarana dan prasarana yang digunakan agar tujuan  dapat dicapai dengan efektif dan efesien. Kegiatan manajemen  sarana  dan  prasarana meliputi:
(1) perencanaan kebutuhan,
(2) pengadaan,
(3) penyimpanan,
(4) penginventarisasian,
(5) pemeliharaan,dan
(6) penghapusan sarana dan prasarana .
Adapun yang diambil peneliti sebagai proses  manajemen  sarana  prasarana meliputi:
1.    Perencanaan
Perencanaan  adalah  suatu  proses memikirkan dan menetapkan kegiatan-kegiatan atau program-program yang akan akan dilakukan di masa yang akan dating untuk  mencapai  tujuan  tertentu. Berdasarkan pengertian tersebut, Ibrahim Bafadal (2008:26) mengemukakan bahwa “perencanaan  perlengkapan   sebagai  proses  memikirkan  dan menetapkkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana  di masa yang akan  datang  untuk  mencapai  tujuan tertentu”. Tujuan yang ingin dicapai dengan  perencanaan  pengadaan perlengkapan atau fasilitas tersebut adalah untuk memnuhi kebutuhan perlengkapan.
Oleh  karena  itu,  keefektifan  suatu perencanaan  pengadaan  perlengkapan sekolah tersebut dapat dinilai atau dilihat dari seberapa jauh pengadaannya itu dapat memenuhi kebutuhan perlengkapan di sekolah dala periode tertentu. Apabila pengadaan perlengkapan itu betul-betul sesuai  dengan  kebutuhannya,  berarti perencanaan  pegadaan  perlengkapan sekolah itu betul-betul efektif.
2. Pengadaan
Pengadaan  suatu  kegiatan  untuk menyediakan keperluan barang ataupun benda dalam pemenuhan tugas berdasarkan kebutuhan  yang  telah  direncanakan. Pengadaan perlengkapan  pada dasarnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya. Selanjutnya lebih jelas menurut Ibrahim Bafadal (2008:32)  pengadaan  dapat  dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Pembelian
Pembelian  yang  dimaksud  disini adalah  memperoleh  perlengkapan sekolah dengan cara membeli baik langsung dari pabrik ataupun dari toko.
2. Hadiah atau sumbangan
Hadian atau sumbangan ini sifatnya sukarelawan, siapa saja orang yang peduli  terhadap  sekolah  bisa memberikan hadiah kepada sekolah untuk menambah sarana dan prasarana di sekolah. Hadiah-hadiah ini bisa berasal dari murid, guru atau staf lainnya,  BP3,  penerbit,  lembaga-lembaga pemerintah atau swasta.
3. Tukar-menukar
Untuk memperoleh  tambahan perlengkapan  sekolah,  pengelola sekolah bisa mengadakan hubungan kerja sama dengan pengelola sekolah lain. Hubungan kerjasama tersebut berupa saling menukar perlengkapan yang dimiliki.
4. Meminjam
Pengadaan  sarana  dan  prasarana  bisa dilakukan dengan meminjam  kepada  pihak-pihak tertentu.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana perlu  diperhatikan  segi  kualitas  dan kuantitas  barang,  juga  harus memperhatikan prosedur atau dasar hukum yang berlaku, sehinga sarana yang sudah ada  tidak  menimbulkan  masalah  di kemudian hari.
3. Pendistribusian
“Pendistribusian  atau  penyaluran perlengkapan  merupakan  kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari  seorang  penanggungjawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang- orang yang membutuhkan barang itu” (Ibrahim Bafadal, 2008:38). Selanjutnya ia menerangkan ada tiga hal yang harus diperhatikan dalam pendistribusian barang ini  yakni,  ”ketepatan  barang  yang disampaikan baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, dan ketepatan  kondisi  barang  yang didistribusikan”.  Untuk  memperlancar proses distribusi perlu ada penyusunan alokasi pendistribusian. Menurut Ibrahim Bafadal (2008:39) ada empat hal yang harus diperhatikan dan ditetapkan,yaitu:
1) Penerima barang, yaitu orang yang menerima barang dan sekaligus mempertanggungjawabkannya  sesuai dengan daftar barang yang diterima.
2) Waktu penyaluran barang. Waktu penyaluran barang harus disesuaikan dengan kebutuhan barang tersebut, terutama yang berhubungan dengan proses  belajar  mengajar. Pendistribusian  tidak  boleh menghambat  jalannya  aktivitas .
3) Jenis barang yang akan disalurkan kepada pemakai. Untuk mempermudah pengelolaan ada beberapa cara dalam membedakan jenis perlengkapan yang ada di sekolah misalnya, dengan melihat penggunaan barang tersebut.
4)  Jumlah  barang  yang  akan disitribusikan. Dalam pendistribusian, agar keadaan barang yang sudah disalurkan dapat diketahui secara pasti dan  dapat  dikontrol,  perlu  ada ketegasan  jumlah  barang  yang disalurkan.
4. Penggunaan Penggunaan merupakan kegiatan memakai sarana dan prasarana  untuk kepentingan pembelajaran. Setelah proses pendistribusian  kepada  pihak-pihak personel, maka barang-barang tersebut berhak dipakai untuk kepentingan proses .
Ibrahim Bafadal (2008:42) “mengemukakan dalam kaitan dengan pemakaian perlengkapan  itu, ada  dua  prinsip  yang  harus  selalu diperhatikan yaitu prinsip efektivitas dan prinsip  efisiensi”.  Dengan  prinsip efektivitas  maka  semua  pemakaian perlengkapan  harus ditujukan semata-mata dalam rangka memperlancar pencapaian tujuan  sekolah. Sedangkan  prinsip  efisiensi  berarti pemakaian semua perlengkapan  di sekolah secara hemat dan dengan hati-hati sehingga semua perlengkapan yang ada tidak mudah habis, rusak atau hilang.
Dalam rangka memenuhi kedua prinsip tersebut diatas maka paling tidak ada tiga kegiatan pokok yang perlu dilakukan oleh personel sekolah yang akan memakai perlengkapan , yaitu memahami petunjuk  penggunaan,  menata perlengkapan dan memelihara baik secara kontinu maupun berkala. Dalam hal ini, ada enam kegiatan yang bisa dilakukan oleh pengelola perlengkapan  di sekolah.
5. Pemeliharaan
Pemeliharaan sarana prasarana  merupakan suatu bentuk kegiatan dalam rangka mengusahakan agar barang yang tersedia tetap dalam keadaan baik dan berfungsi  sebagai  mestinya.  Dengan perlengkapan dalam kondisi siap pakai semua personel sekolah dapat dengan
lancar  menjalankan  tugasnya  masing-masing.  Ada  beberapa  macam pemeliharaan perlengkapan  di sekolah (Ibrahim Bafadal, 2008:49) yaitu: Ditinjau dari sifatnya, ada empat macam pemeliharaan perlengkapan . Keempat pemeliharaan tersebut cocok dilakukan pada perlengkapan  berupa mesin. Pertama, pemeliharaan yang bersifat  pengecekan.  Pengecekan  ini dilakukan oleh seseorang yang mengetahui tentang baik buruknya keadaan mesin. Kedua,  pemeliharaan  yang  bersifat pencegahan. Pemeliharaan dengan cara demikian itu dilakukan agar kondisi mesin selalu dalam keadaan baik. Misalnya, sekolah memiliki sepeda motor dinas hendaknya  setiap  hari  dilakukan pemeriksaan terhadap minyak rem dan bensinnya. Ketiga, pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan, seperti perbaikan remnya.  Keempat,  perbaikan  berat. Sedangkan apabila ditinjau dari waktu perbaikannya,  ada  dua  macam pemeliharaan perlengkapan sekolah, yaitu pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala.  Pemeliharaan  sehari-hari, misalnya,  berupa  menyapu,  mengepel lantai, dan membersihkan pintu. Sedangkan pemeliharaan berkala, misalnya, berupa pengontrolan  genting  dan  pengapuran tembok.
6. Inventaris
Secara  definitif,  “inventaris  adalah pencatatan dan penyusunan daftar barang milik negara secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku” (Ibrahim Bafadal, 2008:56). Selanjutnya ia mengemukakan dua kegiatan inventarisasi perlengkapan  ,  yaitu: 
1)      kegiatan  yang  berhubungan  dengan pencatatan dan pembuatan kode barang perlengkapan; 
2)      kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan laporan. Penginventarisasian  perlengkapan  memiliki nilai guna. Melalui inventarisasi  perlengkapan   diharapkan akan terciptanya ketertiban administrasi  barang,  penghematan keuangan,  mempermudah  dalam pemeliharaan  dan  pengawasan.  Lebih lanjut, inventarisasi mampu menyediakan data dan informasi untuk perencanaan. Perencanaan pengadaan perlengkapan yang baik selalu didasarkan pada kebutuhan. Ini berarti dalam membuta rencana pengadaan perlengkapan    harus berdasarkan  pada  inventarisasi perlengkapan  yang ada. Nilai guna  lain  dari  penginventarisasian perlengkapan    adalah memberikan data dan informasi dalam rangka  pendistribusian,  pemeliharaan, pengawasan  dan  penghapusan perlengkapan .
7. Penghapusan

Selama proses inventaris kadang-kdang petugasnya  menemukan  barang-barang yang rusak berat. Barang-barang itu tidak dapat digunakan dan tidak dapat diperbaiki lagi. Seandainya diperbaiki, perbaikannya akan menelan biaya yang besar sehingga lebih baik membeli yang baru daripada memperbaikinya. Demikian pula, ketika melakukan  inventarisasi  perlengkapan, petugasnya mungkin menemukan beberapa perlengkapan  yang jumlahnya berlebihan sehingga tidak digunakan lagi, dan barang-barang yang kuno yang tidak sesuai dengan situasi. Apabila semua perlengkapan tersebut tetap dibiarkan atau disimpan, antara biaya pemeliharaan dan kegunaannya secara teknis dan ekonomis tidak seimbang. Oleh karena itu, terhadap semua barang atau perlengkapan tersebut perlu  dilakukan  penghapusan.  Secara definitif,  Ibrahim  Bafadal  (2008:62) “penghapusan  perlengkapan  adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga (bisa juga sebagai milik negara) dari  daftar  inventaris  dengan  cara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku”.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *